Privacy Policy

Datenschutzerklärung

1. Einleitung und Verantwortlichkeit

Wir, die SmartAutomation Software Solutions GmbH, nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, wie wir personenbezogene Daten erheben und verarbeiten, wenn Sie unsere Webseite und die App Recordo nutzen.

Verantwortliche Stelle: SmartAutomation Software Solutions GmbH Lerzenstrasse 8 8953 Dietikon Schweiz E-Mail: info@smart-automation.ai Webseite: www.recordo.ai

2. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von unseren Kunden und anderen Beteiligten erhalten oder die wir beim Betrieb unserer Website und App von den Nutzern erheben.

  • Stammdaten: Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Firmenname und Postanschrift (bei Registrierung).

  • Nutzungsdaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Browsertyp, Betriebssystem.

  • Inhaltsdaten (Recordo App): Audioaufnahmen Ihrer Stimme sowie die daraus durch KI extrahierten Rechnungsdaten (Leistungen, Beträge, Kundendaten).

3. Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt zu folgenden Zwecken:

  • Bereitstellung der Dienstleistung: Um Ihre Sprachaufnahmen in strukturierte Rechnungsdokumente umzuwandeln (Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO / Art. 31 nDSG).

  • Kommunikation: Um Anfragen zu beantworten oder Sie über Updates zu informieren.

  • Sicherheit: Zur Gewährleistung der Stabilität und Betriebssicherheit unserer Systeme.

4. Besonderer Hinweis: KI-Verarbeitung von Audiodaten

Die Kernfunktion von Recordo basiert auf Künstlicher Intelligenz.

  • Ihre Audiodaten werden verschlüsselt an unsere Verarbeitungsserver übertragen.

  • Die Daten werden ausschliesslich zur Erstellung Ihrer Dokumente analysiert.

  • Wichtig: Wir nutzen Ihre individuellen Geschäftsdaten nicht, um öffentliche KI-Modelle von Drittanbietern zu trainieren. Ihre Daten bleiben in einem gesicherten, geschlossenen Kreislauf.

5. Datenweitergabe und Auslandstransfer

Wir geben Daten nur an Dritte weiter, wenn dies zur Vertragserfüllung notwendig ist (z. B. Hosting-Provider, spezialisierte KI-Infrastruktur-Anbieter). Da sich unsere Infrastruktur in der Schweiz und der EU befindet, unterliegen Ihre Daten einem hohen Schutzniveau. Sollten Daten in Länder ohne angemessenen Datenschutz (z. B. USA) übertragen werden, nutzen wir Standardvertragsklauseln der EU-Kommission, um die Sicherheit Ihrer Daten zu garantieren.

6. Datensicherheit

Wir setzen modernste technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen (z. B. SSL/TLS-Verschlüsselung) ein, um Ihre Daten gegen Manipulation, Verlust oder unbefugten Zugriff Dritter zu schützen.

7. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen des auf Sie anwendbaren Datenschutzrechts (nDSG / DSGVO) folgende Rechte:

  • Auskunft: Sie können erfahren, welche Daten wir über Sie speichern.

  • Berichtigung & Löschung: Sie können unrichtige Daten korrigieren oder die Löschung Ihrer Daten verlangen.

  • Widerspruch: Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen.

  • Datenübertragbarkeit: Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem gängigen Format zu erhalten.

Bitte kontaktieren Sie uns hierzu unter der oben angegebenen E-Mail-Adresse.

8. Änderungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen. Es gilt die jeweils auf der Webseite veröffentlichte Fassung.

Stand: April 2026