Política de privacidad

1.Introducción

SmartAutomation Software Solutions GmbH («SmartAutomation», «nosotros») respeta su privacidad y se compromete a proteger sus datos personales.

Esta política describe cómo recogemos, usamos, compartimos y protegemos la información sobre usted cuando utiliza la aplicación móvil Recordo (la «App») y nuestro sitio web (en conjunto, la «Plataforma»).

2.Quiénes somos

SmartAutomation Software Solutions GmbH es el responsable del tratamiento de sus datos personales en el contexto de Recordo.

Cumplimos las leyes de protección de datos aplicables, en particular la Ley federal suiza de protección de datos (LPD) y, cuando proceda, el Reglamento general de protección de datos de la UE (RGPD).

3.Datos personales que recogemos

Recogemos distintas categorías de datos personales cuando utiliza Recordo, tanto a través de la App como del sitio web:

• Datos de cuenta: En el registro recogemos nombre, correo electrónico y contraseña. Si inicia sesión con una cuenta de terceros, podemos recibir información básica del perfil con su consentimiento.
• Grabaciones de voz y contenidos transcritos: La función principal de Recordo es grabar su voz y transcribirla en documentos estructurados. Estos contenidos pueden incluir información personal según lo que diga.
• Datos de documentos y plantillas: Cuando utiliza nuestras plantillas o crea documentos (p. ej. facturas, cartas) a partir de transcripciones, tratamos los contenidos para generarlos y conservarlos.
• Datos de uso: Información técnica (tipo de dispositivo, versión del sistema, versión de la app, identificadores, tipo de navegador) e información de uso (funciones utilizadas, páginas visitadas, patrones de clic).
• Cookies y tecnologías de seguimiento: En el sitio usamos cookies y tecnologías similares para recoger información sobre su interacción (IP, navegador, URL de referencia, preferencias). Véase la sección 5.
• Datos de comunicación: Si nos contacta (consultas de soporte, formularios de feedback, correos), recogemos la información que aporta. Para la suscripción a la newsletter, su email y preferencias.
• Compras en la app: Las compras dentro de la app (p. ej. suscripciones Premium) se procesan por Apple App Store o Google Play Store. No recibimos datos de tarjetas, solo confirmaciones del producto comprado.
• Integraciones con terceros: Recordo permite conectarse a servicios cloud como Google Drive o Dropbox. Si elige hacerlo, solo accedemos a los datos necesarios para la integración.
• Datos de ubicación: Recordo no requiere ubicación precisa. Podemos inferir una región aproximada a partir de su IP (p. ej. para selección de idioma o controles de seguridad).

4.Cómo usamos sus datos

Tratamos sus datos personales para las siguientes finalidades:

• Prestación y mantenimiento del servicio: Procesado de grabaciones para crear transcripciones y documentos, gestión del inicio de sesión, mantenimiento del perfil y configuración.
• Creación y almacenamiento de documentos: Transcripciones y documentos se almacenan para que pueda acceder, editar y exportar, con sincronización entre dispositivos.
• Gestión de la cuenta: Gestión de la cuenta, soporte, notificaciones importantes (p. ej. confirmaciones, cambios de contraseña, eliminación).
• Procesado de transacciones: Activación de suscripciones o funciones de pago tras compras en la app y registro del historial.
• Comunicaciones: Notificaciones de servicio (actualizaciones de condiciones, avisos de seguridad). Con su consentimiento, boletines o correos promocionales, cancelables en cualquier momento.
• Atención al cliente: Respuesta a consultas, resolución de incidencias, gestión del feedback.
• Mejora y desarrollo: Análisis de datos de uso para mejorar la app, desarrollar nuevas funciones y la experiencia.
• Analítica y rendimiento: Con su consentimiento (cuando es legalmente exigible), herramientas como Google Analytics en el sitio para monitorizar rendimiento y estabilidad.
• Personalización: Adaptación del servicio, p. ej. recordatorio del idioma preferido o sugerencia de categorías de plantillas.
• Seguridad y prevención del fraude: Autenticación, detección de actividad sospechosa y protección frente a usos indebidos.
• Obligaciones legales: Cumplimiento de obligaciones legales, p. ej. conservación de registros para fines fiscales y contables.
• Cumplimiento de condiciones y reclamaciones: Aplicación de nuestros términos, persecución de infracciones, ejercicio o defensa de pretensiones legales.

La base jurídica del tratamiento es principalmente la ejecución del contrato (art. 6.1.b RGPD / art. 31 LPD), su consentimiento (p. ej. para newsletter y cookies opcionales), nuestros intereses legítimos (p. ej. mejora del producto, seguridad) u obligaciones legales.

5.Cookies y tecnologías de seguimiento

En el sitio utilizamos cookies y tecnologías similares. Las cookies son pequeños archivos de texto que se guardan en su dispositivo. Distinguimos:

• Cookies esenciales: Necesarias para las funciones básicas del sitio (p. ej. sesión de inicio, preferencia de idioma).
• Cookies analíticas: Recogen información agregada sobre el uso (p. ej. con Google Analytics).
• Cookies de preferencia: Recuerdan sus ajustes para que no tenga que introducirlos de nuevo.

En su primera visita le mostramos un banner donde puede aceptar o rechazar activamente las cookies no esenciales. Puede cambiar sus preferencias en cualquier momento o eliminar las cookies en su navegador. Bloquearlas puede reducir la funcionalidad del sitio.

La app no usa cookies por norma general, pero puede recurrir a tecnologías similares (como almacenamiento local) para mantener ajustes o información en caché.

6.Compartir con terceros

No vendemos sus datos personales. Podemos compartirlos, cuando sea necesario, con las siguientes categorías de destinatarios:

• Proveedores de servicios (encargados del tratamiento): Empresas de confianza que nos apoyan: alojamiento, cloud y centros de datos, analítica, envío de email y proveedores de infraestructura de IA.
• Socios de integración: Si conecta Recordo con servicios como Google Drive o Dropbox, compartimos los datos en su nombre.
• Operadores de tiendas de aplicaciones: Pueden intercambiarse datos con Apple o Google para validar suscripciones o entregar notificaciones push.
• Autoridades y requisitos legales: Divulgación cuando sea legalmente obligatorio o en respuesta a peticiones legítimas de autoridades (p. ej. tribunales).
• Transiciones empresariales: En caso de fusión, adquisición o venta de activos, los datos podrían pasar al sucesor; garantizaríamos los estándares de protección.
• Empresas vinculadas: Los datos pueden compartirse dentro del grupo; todas las entidades están obligadas a cumplir esta política.

Cuando compartimos datos con proveedores, transmitimos solo la información mínima necesaria. Con todos los destinatarios existen obligaciones contractuales de protección.

7.Transferencias internacionales de datos

Como empresa suiza, almacenamos y tratamos los datos principalmente en Suiza y la UE. Algunos proveedores o empresas vinculadas pueden ubicarse en otros países.

Si se encuentra en el EEE o en Suiza, sus datos pueden transferirse a países externos (p. ej. EE. UU.). En esos casos aplicamos salvaguardas adecuadas:

• Decisiones de adecuación: Preferimos transferencias a países reconocidos con un nivel de protección adecuado.
• Cláusulas contractuales tipo (CCT): Usamos las CCT de la Comisión Europea o mecanismos equivalentes.
• Medidas adicionales para EE. UU.: En transferencias a EE. UU. comprobamos si los destinatarios están sujetos a marcos adicionales y actualizamos nuestra práctica.

8.Plazos de conservación

Conservamos los datos personales solo el tiempo necesario para las finalidades descritas, o el que exija la ley:

• Datos de cuenta: Mientras su cuenta esté activa. Al eliminarla, sus datos se borran o anonimizan, salvo obligaciones legales.
• Grabaciones y documentos: Hasta que los elimine o cierre su cuenta. Las copias de seguridad pueden persistir brevemente.
• Comunicaciones: Los correos de soporte se conservan por un tiempo razonable, normalmente para control de calidad.
• Datos analíticos: Se agregan o anonimizan con el tiempo. Los datos en bruto se conservan como máximo 14 meses (configuración por defecto de Google Analytics).
• Conservación legal: Datos de transacción y fiscales se conservan según la normativa suiza y de la UE.

Cuando ya no exista un interés legítimo, eliminamos o anonimizamos los datos de forma segura. En las copias de seguridad, la eliminación solo puede producirse al final del ciclo.

9.Seguridad de los datos

Nos tomamos en serio la seguridad de sus datos y aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas:

• Cifrado de datos en tránsito mediante SSL/TLS
• Almacenamiento cifrado de datos sensibles
• Controles de acceso y permisos basados en roles
• Revisiones y actualizaciones de seguridad regulares
• Monitorización y alertas ante actividad sospechosa

A pesar de estas medidas, ningún método de transmisión por Internet o almacenamiento es 100 % seguro. No podemos garantizar seguridad absoluta, pero buscamos continuamente el estado del arte.

10.Privacidad de menores

Recordo no está destinado a niños. No recogemos a sabiendas datos personales de menores de 13 años. Si tiene menos de 13 años, no utilice nuestra app o sitio y no proporcione datos personales.

Si tiene entre 13 y 18 años (o por debajo de la mayoría de edad en su jurisdicción), utilice nuestra plataforma solo con el consentimiento de un progenitor o tutor.

Si hubiéramos recogido inadvertidamente datos de un menor de 13 (o 16 en jurisdicciones aplicables), los eliminaremos sin demora. Los progenitores o tutores pueden contactarnos en privacy@recordo.ai.

11.Sus derechos

Según el ordenamiento aplicable (p. ej. Suiza o UE), dispone de los siguientes derechos sobre sus datos personales:

• Derecho de acceso: Puede saber si y qué datos tratamos y obtener copia.
• Rectificación: Puede solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos. Algunos puede actualizarlos directamente en su cuenta.
• Supresión: Puede solicitar la supresión («derecho al olvido»). También puede borrar grabaciones o documentos en la app.
• Limitación del tratamiento: En ciertos casos puede solicitar la limitación temporal del tratamiento.
• Portabilidad: Tiene derecho a recibir sus datos en un formato estructurado, común y legible por máquina.
• Oposición: Puede oponerse al tratamiento, especialmente basado en interés legítimo o para marketing directo.
• Retirada del consentimiento: Si el tratamiento se basa en su consentimiento, puede retirarlo en cualquier momento con efecto futuro.
• Reclamación: Puede dirigirse a la autoridad de control competente. En Suiza: Encargado federal de protección de datos y transparencia (EDOEB). En la UE: la autoridad de su país de residencia.

Para ejercer sus derechos, escríbanos a privacy@recordo.ai. Por seguridad puede que debamos verificar su identidad antes de atender ciertas solicitudes. Respondemos dentro de los plazos legales, normalmente en 30 días.

12.Cambios en esta política

Podemos modificar esta política de vez en cuando para reflejar cambios en nuestras prácticas, tecnologías o requisitos legales. Al hacerlo, actualizamos la fecha «En vigor desde» en la parte superior.

En cambios sustanciales le informaremos adicionalmente de forma adecuada (p. ej. notificación en la app, email o aviso en el sitio) antes de su entrada en vigor.

Le recomendamos revisar esta política periódicamente. El uso continuado de la app o el sitio tras los cambios implica aceptación de la versión actualizada.

13.Contacto

Si tiene preguntas sobre esta política o sobre nuestras prácticas de tratamiento, o quiere ejercer sus derechos, contáctenos:

Estaremos encantados de ayudarle.