Datenschutzerklärung

1.Einleitung

Die SmartAutomation Software Solutions GmbH („SmartAutomation“, „wir“ oder „uns“) respektiert Ihre Privatsphäre und ist verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten zu schützen.

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie wir Informationen über Sie erheben, verwenden, weitergeben und schützen, wenn Sie die mobile Anwendung Recordo (die „App“) und unsere Webseite (zusammen die „Plattform“) nutzen.

2.Wer wir sind

SmartAutomation Software Solutions GmbH ist die für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Recordo verantwortliche Stelle.

Wir halten alle anwendbaren Datenschutzgesetze ein, insbesondere das Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (nDSG) und, sofern anwendbar, die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

3.Personenbezogene Daten, die wir erheben

Wir erheben verschiedene Arten von personenbezogenen Daten, wenn Sie Recordo nutzen - sowohl über die App als auch über die Webseite. Dazu zählen:

• Kontoinformationen: Bei der Registrierung erheben wir Angaben wie Name, E-Mail-Adresse und Passwort. Bei Anmeldung über einen Drittanbieter-Account können wir mit Ihrer Zustimmung Basis-Profilinformationen erhalten.
• Sprachaufnahmen und transkribierte Inhalte: Die Kernfunktion von Recordo ist das Aufnehmen Ihrer Stimme und die Transkription in strukturierte Dokumente. Diese Aufnahmen und generierten Inhalte können persönliche Informationen enthalten, je nach dem, was Sie aussprechen.
• Dokumentdaten und Vorlagen: Wenn Sie unsere Vorlagen nutzen oder Dokumente (z. B. Rechnungen, Briefe) aus Transkripten erstellen, verarbeiten wir die von Ihnen bereitgestellten Inhalte zur Erstellung und Speicherung dieser Dokumente.
• Nutzungsdaten: Technische Informationen (Gerätetyp, Betriebssystem-Version, App-Version, Gerätekennungen, Browsertyp) sowie Nutzungsinformationen (verwendete Funktionen, besuchte Seiten, Klick- und Aufrufmuster).
• Cookies und Tracking-Technologien: Auf unserer Webseite setzen wir Cookies und ähnliche Technologien ein, um Informationen über Ihre Interaktion zu erheben (IP-Adresse, Browsertyp, Referrer-URL, Einstellungen). Mehr dazu siehe Abschnitt 5.
• Kommunikationsdaten: Wenn Sie uns kontaktieren (Support-Anfragen, Feedback-Formulare, E-Mails), erheben wir die von Ihnen bereitgestellten Informationen. Bei Newsletter-Anmeldung erfassen wir Ihre E-Mail-Adresse und Präferenzen.
• In-App-Käufe: Bei Käufen innerhalb der App (z. B. Premium-Abos) wird die Transaktion vom Apple App Store oder Google Play Store abgewickelt. Wir erhalten keine Kreditkartendaten, sondern lediglich Bestätigungen über das gekaufte Produkt.
• Drittanbieter-Integrationen: Recordo ermöglicht die Anbindung an Cloud-Dienste wie Google Drive oder Dropbox. Wenn Sie sich dafür entscheiden, greifen wir nur auf die zur Integration erforderlichen Daten zu.
• Standortdaten: Recordo benötigt grundsätzlich keine genaue Standortbestimmung. Aus Ihrer IP-Adresse leiten wir gegebenenfalls die ungefähre Region ab (z. B. für Sprachauswahl oder Sicherheitsprüfungen).

4.Wie wir Ihre Daten verwenden

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten für folgende Zwecke:

• Bereitstellung und Wartung der Dienste: Verarbeitung Ihrer Sprachaufnahmen zur Erstellung von Transkripten und Dokumenten, Login-Verwaltung, Wartung von Profil und Einstellungen.
• Dokumenterstellung und -speicherung: Ihre Transkripte und Dokumente werden gespeichert, damit Sie diese aufrufen, bearbeiten und exportieren können - mit Synchronisation über Geräte hinweg.
• Account-Management: Verwaltung Ihres Kontos, Kundensupport, wichtige Service-Mitteilungen (z. B. Bestätigungen, Passwort-Änderungen, Account-Löschung).
• Transaktionsabwicklung: Aktivierung von Abos oder kostenpflichtigen Funktionen nach In-App-Käufen sowie Führung von Kaufhistorien.
• Kommunikation: Service-bezogene Mitteilungen (Updates zu Bedingungen oder Datenschutz, Sicherheitswarnungen). Mit Ihrer Einwilligung auch Newsletter oder Werbe-E-Mails - jederzeit abbestellbar.
• Kundensupport: Beantwortung Ihrer Anfragen, Behebung von Problemen, Verarbeitung von Feedback.
• Verbesserung und Entwicklung: Analyse von Nutzungsdaten zur Verbesserung der App, Entwicklung neuer Funktionen und Verbesserung der Nutzererfahrung.
• Analytics und Performance: Mit Ihrer Einwilligung (wo gesetzlich erforderlich) verwenden wir Analyse-Tools wie Google Analytics auf unserer Webseite, um Performance und Stabilität zu überwachen.
• Personalisierung: Anpassung von Aspekten unserer Dienste an Sie - z. B. Erinnerung an Ihre bevorzugte Sprache oder Empfehlung passender Vorlagenkategorien.
• Sicherheit & Betrugsprävention: Authentifizierung von Nutzern, Erkennung verdächtiger Aktivitäten und Schutz vor Missbrauch.
• Rechtliche Verpflichtungen: Erfüllung gesetzlicher Anforderungen, z. B. Aufbewahrung von Transaktionsunterlagen für Steuer- und Buchhaltungszwecke.
• Durchsetzung von Bedingungen & Rechtsansprüchen: Durchsetzung unserer AGB, Verfolgung von Verstössen, Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Die Rechtsgrundlage für unsere Verarbeitung stützt sich meist auf die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO / Art. 31 nDSG), auf Ihre Einwilligung (z. B. für Newsletter und optionale Cookies), auf unsere berechtigten Interessen (z. B. Produktverbesserung, Sicherheit) oder auf gesetzliche Verpflichtungen.

5.Cookies und Tracking-Technologien

Auf unserer Webseite verwenden wir Cookies und ähnliche Tracking-Technologien. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Gerät gespeichert werden. Wir unterscheiden:

• Essenzielle Cookies: Notwendig für die Grundfunktionen der Webseite (z. B. Login-Session, Spracheinstellung).
• Analyse-Cookies: Sammeln aggregierte Informationen über die Nutzung (z. B. über Google Analytics), damit wir verstehen, wie unsere Webseite funktioniert.
• Präferenz-Cookies: Speichern Ihre Einstellungen, damit Sie diese nicht erneut eingeben müssen.

Beim ersten Besuch zeigen wir Ihnen ein Cookie-Banner, in dem Sie nicht-essenzielle Cookies aktiv zustimmen oder ablehnen können. Sie können Ihre Einstellungen jederzeit ändern oder Cookies in Ihrem Browser löschen. Das Sperren von Cookies kann die Funktionalität der Webseite beeinträchtigen.

Die App selbst nutzt grundsätzlich keine Cookies, kann jedoch ähnliche Technologien (wie lokalen Speicher) verwenden, um Einstellungen oder zwischengespeicherte Informationen vorzuhalten.

6.Weitergabe an Dritte

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht. Wir können sie jedoch an folgende Kategorien von Empfängern weitergeben, wenn dies erforderlich ist:

• Dienstleister (Auftragsverarbeiter): Vertrauenswürdige Unternehmen, die uns bei der Erbringung unserer Dienste unterstützen - z. B. Hosting-Provider, Cloud- und Rechenzentrums-Anbieter, Analytics-Anbieter, E-Mail-Versanddienstleister und KI-Infrastruktur-Anbieter.
• Integrations-Partner: Wenn Sie Recordo mit Drittanbietern wie Google Drive oder Dropbox verknüpfen, geben wir Daten in Ihrem Auftrag an diese Services weiter.
• App-Store-Betreiber: Für die Validierung von Abonnements oder die Auslieferung von Push-Benachrichtigungen können Daten mit Apple oder Google ausgetauscht werden.
• Behörden und rechtliche Anforderungen: Offenlegung, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder als Reaktion auf rechtmässige Anfragen von Behörden (z. B. Gerichten).
• Unternehmensübergänge: Bei Fusion, Akquisition oder Asset-Verkauf können Daten an den Nachfolger weitergegeben werden. Wir würden bei einem solchen Vorgang die Datenschutzstandards sicherstellen.
• Verbundene Unternehmen: Daten können innerhalb der Unternehmensgruppe geteilt werden - alle Beteiligten sind zur Einhaltung dieser Datenschutzerklärung verpflichtet.

Wenn wir Ihre Daten an Dienstleister weitergeben, übermitteln wir nur die Mindestmenge an Informationen, die zur Erbringung der erforderlichen Dienste notwendig ist. Mit allen Empfängern bestehen vertragliche Verpflichtungen zur Wahrung des Datenschutzes.

7.Internationale Datentransfers

Als Schweizer Unternehmen speichern und verarbeiten wir Daten in erster Linie in der Schweiz und der Europäischen Union. Einige unserer Dienstleister oder verbundenen Unternehmen können sich jedoch in anderen Ländern befinden.

Befinden Sie sich im EWR oder in der Schweiz, können Ihre Daten in Länder ausserhalb übertragen werden (z. B. in die USA). In solchen Fällen ergreifen wir geeignete Schutzmassnahmen:

• Angemessenheitsbeschlüsse: Wir übermitteln Daten bevorzugt in Länder mit einem von zuständigen Behörden anerkannten angemessenen Schutzniveau.
• Standardvertragsklauseln (SCC): Wir nutzen Standardvertragsklauseln der EU-Kommission oder vergleichbare Mechanismen, um den Datenschutz vertraglich abzusichern.
• Zusätzliche Massnahmen für USA-Transfers: Bei Übermittlungen in die USA prüfen wir, ob Empfänger weiteren Rahmenwerken unterliegen, und passen unsere Praxis an rechtliche Entwicklungen an.

8.Aufbewahrungsfristen

Wir bewahren personenbezogene Daten nur so lange auf, wie es für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke erforderlich ist - oder soweit gesetzlich vorgeschrieben:

• Kontoinformationen: Solange Ihr Konto aktiv ist. Bei Löschung des Kontos werden Ihre Daten gelöscht oder anonymisiert, vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.
• Aufnahmen und Dokumente: So lange, bis Sie sie selbst oder Ihr Konto löschen. Backup-Kopien können für kurze Zeit weiter bestehen.
• Kommunikationen: Support-E-Mails werden für eine angemessene Zeit aufbewahrt, üblicherweise zur Qualitätssicherung.
• Analytics-Daten: Werden über die Zeit aggregiert oder anonymisiert. Rohdaten werden höchstens 14 Monate aufbewahrt (Standard bei Google Analytics).
• Rechtliche Aufbewahrung: Transaktionsdaten und steuerrelevante Unterlagen werden gemäss schweizerischen und EU-Vorgaben aufbewahrt.

Wenn kein berechtigtes Interesse mehr besteht, löschen oder anonymisieren wir Daten sicher. Bei Backup-Archiven kann die Löschung erst nach Ablauf des Backup-Zyklus erfolgen.

9.Datensicherheit

Wir nehmen die Sicherheit Ihrer Daten ernst und setzen geeignete technische und organisatorische Massnahmen ein, um Informationen vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Missbrauch oder Manipulation zu schützen:

• Verschlüsselung übertragener Daten via SSL/TLS
• Verschlüsselte Speicherung sensibler Daten
• Zugriffskontrollen und rollenbasierte Berechtigungen
• Regelmässige Sicherheitsüberprüfungen und Updates
• Monitoring und Alarmierung bei verdächtigen Aktivitäten

Trotz dieser Massnahmen ist keine Übertragung über das Internet oder Speichermethode zu 100 % sicher. Wir können keine absolute Sicherheit garantieren, bemühen uns aber kontinuierlich, dem aktuellen Stand der Technik zu entsprechen.

10.Datenschutz für Minderjährige

Recordo ist nicht für Kinder bestimmt. Wir erheben nicht wissentlich personenbezogene Daten von Personen unter 13 Jahren. Sind Sie unter 13, nutzen Sie bitte unsere App oder Webseite nicht und geben Sie keine personenbezogenen Informationen an.

Sind Sie zwischen 13 und 18 (oder unter der Volljährigkeitsgrenze Ihres Landes), nutzen Sie unsere Plattform bitte nur mit Zustimmung Ihrer Eltern oder Erziehungsberechtigten.

Sollten wir versehentlich Daten eines Kindes unter 13 (oder unter 16 in betroffenen Rechtsordnungen) erfasst haben, löschen wir diese unverzüglich. Eltern oder Erziehungsberechtigte können sich unter privacy@recordo.ai melden.

11.Ihre Datenschutzrechte

Je nach Rechtsordnung (z. B. Schweiz oder EU) stehen Ihnen folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten zu:

• Recht auf Auskunft: Sie können erfahren, ob und welche Daten wir über Sie verarbeiten, und eine Kopie davon erhalten.
• Recht auf Berichtigung: Sie können unrichtige oder unvollständige Daten korrigieren lassen. Manche Angaben können Sie auch selbst in Ihrem Konto anpassen.
• Recht auf Löschung: Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen („Recht auf Vergessenwerden“). Aufnahmen oder Dokumente können Sie selbst in der App löschen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: In bestimmten Fällen können Sie verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer Daten vorübergehend einschränken.
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
• Recht auf Widerspruch: Sie können einer Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, insbesondere bei Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen oder für Direktmarketing.
• Recht auf Widerruf der Einwilligung: Wenn die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
• Beschwerderecht: Sie können sich an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden. In der Schweiz: Eidg. Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDOEB). In der EU: Aufsichtsbehörde Ihres Wohnsitzlandes.

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter privacy@recordo.ai. Aus Sicherheitsgründen müssen wir Ihre Identität prüfen, bevor wir bestimmte Anfragen ausführen. Wir antworten innerhalb gesetzlicher Fristen, in der Regel innerhalb von 30 Tagen.

12.Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit anpassen, um Änderungen unserer Praktiken, Technologien oder rechtlicher Anforderungen Rechnung zu tragen. Bei Änderungen aktualisieren wir das „Gültig ab“-Datum oben auf dieser Seite.

Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie zusätzlich angemessen (z. B. durch eine Benachrichtigung in der App, E-Mail oder einen Hinweis auf unserer Webseite), bevor die Änderungen in Kraft treten.

Wir empfehlen Ihnen, diese Datenschutzerklärung regelmässig zu prüfen. Die fortgesetzte Nutzung von App oder Webseite nach Änderungen gilt als Annahme der aktualisierten Fassung.

13.Kontakt

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder unseren Datenpraktiken haben oder Ihre Rechte ausüben möchten, kontaktieren Sie uns:

Wir helfen Ihnen gerne weiter und gehen auf Ihre Anliegen ein.