Politique de confidentialité

1.Introduction

SmartAutomation Software Solutions GmbH (« SmartAutomation », « nous ») respecte votre vie privée et s’engage à protéger vos données personnelles.

La présente politique décrit comment nous collectons, utilisons, partageons et protégeons les informations vous concernant lorsque vous utilisez l’application mobile Recordo (l’« App ») et notre site web (ensemble la « Plateforme »).

2.Qui sommes-nous

SmartAutomation Software Solutions GmbH est le responsable du traitement de vos données personnelles dans le cadre de Recordo.

Nous respectons toutes les lois applicables sur la protection des données, notamment la Loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD) et, le cas échéant, le Règlement général sur la protection des données de l’UE (RGPD).

3.Données personnelles collectées

Nous collectons plusieurs catégories de données personnelles lorsque vous utilisez Recordo - via l’App comme via le site :

• Informations de compte : À l’inscription nous collectons nom, e-mail et mot de passe. Si vous vous connectez via un compte tiers, nous pouvons recevoir des informations de profil de base avec votre consentement.
• Enregistrements vocaux et contenus transcrits : La fonction principale de Recordo est d’enregistrer votre voix et de la transcrire en documents structurés. Ces contenus peuvent contenir des informations personnelles selon ce que vous dites.
• Données de documents et modèles : Lorsque vous utilisez nos modèles ou créez des documents (p. ex. factures, lettres) à partir de transcriptions, nous traitons les contenus fournis pour les générer et les stocker.
• Données d’usage : Informations techniques (type d’appareil, version OS, version app, identifiants, type de navigateur) et d’usage (fonctions utilisées, pages visitées, schémas de clic).
• Cookies et technologies de traçage : Sur le site, nous utilisons cookies et technologies similaires pour recueillir des informations sur votre interaction (IP, navigateur, URL de provenance, préférences). Voir section 5.
• Données de communication : Si vous nous contactez (support, formulaires, e-mails), nous collectons les informations que vous fournissez. Pour la newsletter, votre e-mail et vos préférences.
• Achats in-app : Les achats dans l’app (p. ex. abonnements Premium) sont traités par l’Apple App Store ou le Google Play Store. Nous ne recevons pas de données de carte, uniquement des confirmations du produit acheté.
• Intégrations tierces : Recordo permet la connexion à des services cloud comme Google Drive ou Dropbox. Si vous y consentez, nous n’accédons qu’aux données nécessaires à l’intégration.
• Données de localisation : Recordo ne nécessite pas de localisation précise. Nous pouvons déduire une région approximative de votre IP (p. ex. choix de langue ou contrôles de sécurité).

4.Comment nous utilisons vos données

Nous traitons vos données personnelles aux fins suivantes :

• Fourniture et maintenance des services : Traitement de vos enregistrements vocaux pour créer transcriptions et documents, gestion du login, maintenance du profil et des préférences.
• Création et stockage de documents : Vos transcriptions et documents sont conservés afin de pouvoir y accéder, les modifier et les exporter - avec synchronisation entre appareils.
• Gestion du compte : Gestion de votre compte, support, notifications de service (confirmations, changements de mot de passe, suppression).
• Traitement des transactions : Activation des abonnements ou fonctions payantes après achats in-app et tenue d’un historique.
• Communications : Messages liés au service (mises à jour des conditions, alertes de sécurité). Avec votre consentement, newsletters ou e-mails marketing - désinscription possible à tout moment.
• Support client : Réponse à vos demandes, résolution d’incidents, traitement du feedback.
• Amélioration et développement : Analyse des données d’usage pour améliorer l’app, développer de nouvelles fonctions et l’expérience utilisateur.
• Analyse et performance : Avec votre consentement (lorsque la loi l’exige), outils tels que Google Analytics sur notre site pour surveiller performance et stabilité.
• Personnalisation : Adaptation des services - p. ex. mémorisation de votre langue ou suggestions de catégories de modèles.
• Sécurité et prévention de la fraude : Authentification, détection d’activités suspectes, protection contre les abus.
• Obligations légales : Respect des obligations légales, p. ex. conservation de pièces à des fins fiscales et comptables.
• Application des conditions et droits : Application de nos conditions, gestion des violations, exercice ou défense de prétentions légales.

La base juridique de nos traitements repose principalement sur l’exécution du contrat (art. 6 par. 1 lit. b RGPD / art. 31 LPD), votre consentement (p. ex. pour la newsletter et les cookies optionnels), nos intérêts légitimes (p. ex. amélioration du produit, sécurité) ou des obligations légales.

5.Cookies et technologies de traçage

Sur notre site nous utilisons des cookies et des technologies similaires. Les cookies sont de petits fichiers texte stockés sur votre appareil. Nous distinguons :

• Cookies essentiels : Nécessaires aux fonctions de base (p. ex. session de connexion, choix de langue).
• Cookies analytiques : Recueillent des informations agrégées (p. ex. via Google Analytics) sur le fonctionnement du site.
• Cookies de préférence : Sauvegardent vos réglages pour ne pas avoir à les ressaisir.

À votre première visite, nous affichons un bandeau où vous pouvez activement accepter ou refuser les cookies non essentiels. Vous pouvez modifier vos préférences à tout moment ou effacer les cookies dans votre navigateur. Bloquer les cookies peut limiter les fonctionnalités.

L’app n’utilise généralement pas de cookies mais peut employer des technologies similaires (comme le stockage local) pour mémoriser des réglages ou des données en cache.

6.Partage avec des tiers

Nous ne vendons pas vos données personnelles. Nous pouvons toutefois les partager, si nécessaire, avec les catégories suivantes :

• Prestataires de services (sous-traitants) : Entreprises de confiance qui nous appuient - p. ex. hébergeurs, fournisseurs cloud et data centers, analytics, envoi d’e-mails et infrastructures IA.
• Partenaires d’intégration : Si vous reliez Recordo à Google Drive ou Dropbox, nous partageons les données en votre nom.
• Opérateurs des stores : Des données peuvent être échangées avec Apple ou Google pour la validation d’abonnements ou les notifications push.
• Autorités et exigences légales : Divulgation lorsque la loi l’exige ou en réponse à des demandes légitimes (p. ex. tribunaux).
• Opérations sociétaires : En cas de fusion, acquisition ou cession d’actifs, les données peuvent être transférées au successeur ; les standards de protection seraient maintenus.
• Sociétés affiliées : Les données peuvent être partagées au sein du groupe - toutes les entités sont tenues de respecter la présente politique.

Lorsque nous partageons des données avec des prestataires, nous ne transmettons que le minimum nécessaire à la prestation. Tous les destinataires sont contractuellement tenus à la protection des données.

7.Transferts internationaux de données

En tant qu’entreprise suisse, nous stockons et traitons les données principalement en Suisse et dans l’Union européenne. Certains prestataires ou sociétés affiliées peuvent être situés dans d’autres pays.

Si vous êtes dans l’EEE ou en Suisse, vos données peuvent être transférées vers des pays hors zone (p. ex. les États-Unis). Dans ce cas, nous appliquons des garanties appropriées :

• Décisions d’adéquation : Nous privilégions les transferts vers des pays reconnus comme offrant un niveau de protection adéquat.
• Clauses contractuelles types (CCT) : Nous utilisons les CCT de la Commission européenne ou des mécanismes équivalents.
• Mesures supplémentaires pour les États-Unis : Pour les transferts vers les États-Unis, nous vérifions que les destinataires relèvent de cadres complémentaires et adaptons notre pratique à l’évolution juridique.

8.Durées de conservation

Nous ne conservons les données personnelles que le temps nécessaire aux finalités décrites - ou aussi longtemps que la loi l’exige :

• Informations de compte : Tant que votre compte est actif. En cas de suppression, vos données sont effacées ou anonymisées, sous réserve des obligations légales.
• Enregistrements et documents : Tant que vous ne les supprimez pas, ou jusqu’à suppression de votre compte. Les sauvegardes peuvent persister brièvement.
• Communications : Les e-mails de support sont conservés un temps raisonnable, généralement pour assurance qualité.
• Données analytiques : Agrégées ou anonymisées au fil du temps. Les données brutes sont conservées au plus 14 mois (paramétrage par défaut de Google Analytics).
• Conservation légale : Les pièces de transaction et fiscales sont conservées selon les règles suisses et européennes.

Lorsqu’il n’y a plus d’intérêt légitime, nous supprimons ou anonymisons les données de manière sécurisée. Dans les archives de sauvegarde, la suppression peut n’intervenir qu’à l’échéance du cycle.

9.Sécurité des données

Nous prenons la sécurité de vos données au sérieux et appliquons des mesures techniques et organisationnelles appropriées :

• Chiffrement des données en transit via SSL/TLS
• Stockage chiffré des données sensibles
• Contrôles d’accès et permissions basées sur les rôles
• Revues et mises à jour de sécurité régulières
• Supervision et alertes en cas d’activité suspecte

Malgré ces mesures, aucune transmission sur Internet ou méthode de stockage n’est sûre à 100 %. Nous ne pouvons garantir une sécurité absolue, mais nous nous efforçons d’appliquer l’état de l’art.

10.Confidentialité des mineurs

Recordo n’est pas destiné aux enfants. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles d’enfants de moins de 13 ans. Si vous avez moins de 13 ans, n’utilisez pas notre app ou notre site et ne fournissez pas d’informations personnelles.

Si vous avez entre 13 et 18 ans (ou en dessous de la majorité de votre pays), utilisez notre plateforme uniquement avec le consentement d’un parent ou tuteur.

Si nous avions par inadvertance collecté des données d’un enfant de moins de 13 ans (ou 16 dans certaines juridictions), nous les supprimerions sans délai. Les parents ou tuteurs peuvent nous contacter à privacy@recordo.ai.

11.Vos droits

Selon votre juridiction (p. ex. Suisse ou UE), vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

• Droit d’accès : Vous pouvez savoir si et quelles données nous traitons et en obtenir une copie.
• Droit de rectification : Vous pouvez faire corriger des données inexactes ou incomplètes. Certaines peuvent être modifiées directement dans votre compte.
• Droit à l’effacement : Vous pouvez demander la suppression de vos données (« droit à l’oubli »). Les enregistrements ou documents peuvent également être supprimés dans l’app.
• Droit à la limitation du traitement : Dans certains cas vous pouvez demander une limitation temporaire du traitement.
• Droit à la portabilité : Vous avez le droit de recevoir vos données dans un format structuré, courant et lisible par machine.
• Droit d’opposition : Vous pouvez vous opposer au traitement, en particulier lorsqu’il est fondé sur l’intérêt légitime ou pour la prospection directe.
• Retrait du consentement : Si le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment avec effet futur.
• Droit de plainte : Vous pouvez vous adresser à l’autorité de contrôle compétente. En Suisse : Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT). Dans l’UE : l’autorité de votre pays de résidence.

Pour exercer vos droits, contactez-nous à privacy@recordo.ai. Pour des raisons de sécurité, nous pouvons devoir vérifier votre identité avant de donner suite à certaines demandes. Nous répondons dans les délais légaux, en règle générale sous 30 jours.

12.Modifications de cette politique

Nous pouvons adapter la présente politique de temps à autre pour refléter des changements de pratiques, technologies ou exigences légales. En cas de modifications, nous mettons à jour la date « En vigueur depuis » en haut de cette page.

En cas de modifications substantielles, nous vous informerons de manière appropriée (p. ex. notification in-app, e-mail ou avis sur le site) avant leur entrée en vigueur.

Nous vous recommandons de consulter régulièrement cette politique. La poursuite de l’utilisation de l’app ou du site après modifications vaut acceptation de la version mise à jour.

13.Contact

Pour toute question sur cette politique ou nos pratiques de traitement, ou pour exercer vos droits, contactez-nous :

Nous serons heureux de vous aider.