Informativa sulla privacy

1.Introduzione

SmartAutomation Software Solutions GmbH («SmartAutomation», «noi») rispetta la Sua privacy e si impegna a proteggere i Suoi dati personali.

La presente informativa descrive come raccogliamo, usiamo, condividiamo e proteggiamo le informazioni che La riguardano quando utilizza l’applicazione mobile Recordo (l’«App») e il nostro sito web (insieme la «Piattaforma»).

2.Chi siamo

SmartAutomation Software Solutions GmbH è il titolare responsabile del trattamento dei Suoi dati personali nell’ambito di Recordo.

Rispettiamo tutte le leggi applicabili sulla protezione dei dati, in particolare la Legge federale svizzera sulla protezione dei dati (LPD) e, ove applicabile, il Regolamento generale dell’UE sulla protezione dei dati (GDPR).

3.Dati personali che raccogliamo

Raccogliamo diverse categorie di dati personali quando utilizza Recordo - sia tramite l’App che tramite il sito web:

• Dati di account: Alla registrazione raccogliamo nome, indirizzo e-mail e password. Se accede tramite un account di terzi, possiamo ricevere informazioni di profilo di base con il Suo consenso.
• Registrazioni vocali e contenuti trascritti: La funzione principale di Recordo è registrare la Sua voce e trascriverla in documenti strutturati. Questi contenuti possono includere informazioni personali, a seconda di ciò che pronuncia.
• Dati di documenti e modelli: Quando usa i nostri modelli o crea documenti (per es. fatture, lettere) dalle trascrizioni, trattiamo i contenuti forniti per crearli e conservarli.
• Dati d’uso: Informazioni tecniche (tipo di dispositivo, versione del sistema operativo, versione dell’app, identificatori, tipo di browser) e dati d’uso (funzioni utilizzate, pagine visitate, schemi di clic).
• Cookie e tecnologie di tracciamento: Sul sito utilizziamo cookie e tecnologie simili per raccogliere informazioni sull’interazione (IP, browser, URL di riferimento, impostazioni). Vedi la sezione 5.
• Dati di comunicazione: Se ci contatta (richieste di supporto, moduli di feedback, e-mail), raccogliamo le informazioni che fornisce. Per l’iscrizione alla newsletter raccogliamo l’indirizzo e-mail e le preferenze.
• Acquisti in-app: Gli acquisti all’interno dell’app (per es. abbonamenti Premium) sono gestiti dall’Apple App Store o dal Google Play Store. Non riceviamo dati della carta di credito, solo conferme del prodotto acquistato.
• Integrazioni con terzi: Recordo consente la connessione a servizi cloud come Google Drive o Dropbox. Se sceglie di farlo, accediamo solo ai dati necessari all’integrazione.
• Dati di localizzazione: Recordo non richiede la localizzazione precisa. Possiamo dedurre una regione approssimativa dall’IP (per es. selezione della lingua o controlli di sicurezza).

4.Come usiamo i Suoi dati

Trattiamo i Suoi dati personali per le seguenti finalità:

• Fornitura e manutenzione dei servizi: Elaborazione delle registrazioni vocali per creare trascrizioni e documenti, gestione del login, manutenzione di profilo e impostazioni.
• Creazione e archiviazione di documenti: Trascrizioni e documenti sono conservati per consentirLe accesso, modifica ed esportazione - con sincronizzazione tra dispositivi.
• Gestione dell’account: Gestione dell’account, supporto, comunicazioni importanti di servizio (conferme, modifiche password, cancellazione).
• Gestione delle transazioni: Attivazione di abbonamenti o funzioni a pagamento dopo acquisti in-app, registrazione della cronologia.
• Comunicazioni: Notifiche di servizio (aggiornamenti dei termini, avvisi di sicurezza). Con il Suo consenso, newsletter o e-mail promozionali - disiscrivibili in qualsiasi momento.
• Supporto clienti: Risposta alle richieste, risoluzione di problemi, gestione del feedback.
• Miglioramento e sviluppo: Analisi dei dati d’uso per migliorare l’app, sviluppare nuove funzioni e l’esperienza utente.
• Analytics e prestazioni: Con il Suo consenso (ove richiesto), strumenti come Google Analytics sul sito per monitorare prestazioni e stabilità.
• Personalizzazione: Adattamento dei servizi - per es. ricordo della lingua preferita o suggerimento di categorie di modelli.
• Sicurezza e prevenzione frodi: Autenticazione, rilevamento di attività sospette, protezione da abusi.
• Obblighi di legge: Adempimento di obblighi legali, per es. conservazione di documenti contabili e fiscali.
• Tutela dei diritti: Applicazione dei nostri termini, gestione di violazioni, esercizio o difesa di pretese legali.

La base giuridica del trattamento è principalmente l’esecuzione del contratto (art. 6 par. 1 lett. b GDPR / art. 31 LPD), il Suo consenso (per es. newsletter e cookie opzionali), i nostri legittimi interessi (per es. miglioramento del prodotto, sicurezza) o obblighi di legge.

5.Cookie e tecnologie di tracciamento

Sul sito utilizziamo cookie e tecnologie di tracciamento simili. I cookie sono piccoli file di testo memorizzati sul Suo dispositivo. Distinguiamo:

• Cookie essenziali: Necessari per le funzioni di base del sito (per es. sessione di login, impostazione della lingua).
• Cookie analitici: Raccolgono informazioni aggregate sull’uso (per es. tramite Google Analytics).
• Cookie di preferenza: Memorizzano le Sue impostazioni per evitarLe di reinserirle.

Alla prima visita Le mostriamo un banner in cui può accettare o rifiutare attivamente i cookie non essenziali. Può modificare le preferenze in qualsiasi momento o cancellare i cookie dal browser. Il blocco dei cookie può ridurre la funzionalità del sito.

L’app non utilizza di norma cookie, ma può ricorrere a tecnologie simili (come la memoria locale) per mantenere impostazioni o dati in cache.

6.Condivisione con terzi

Non vendiamo i Suoi dati personali. Possiamo tuttavia condividerli, se necessario, con le seguenti categorie di destinatari:

• Fornitori di servizi (responsabili del trattamento): Aziende fidate che ci supportano - per es. hosting, cloud e data center, analytics, invio e-mail e infrastrutture IA.
• Partner di integrazione: Se collega Recordo a servizi come Google Drive o Dropbox, condividiamo i dati per Suo conto.
• Operatori degli app store: Possiamo scambiare dati con Apple o Google per validare abbonamenti o consegnare notifiche push.
• Autorità e obblighi di legge: Divulgazione se prevista per legge o in risposta a richieste legittime delle autorità (per es. tribunali).
• Operazioni societarie: In caso di fusione, acquisizione o vendita di asset, i dati possono passare al successore; in tal caso garantiremmo gli standard di protezione.
• Società collegate: I dati possono essere condivisi all’interno del gruppo - tutti i soggetti sono tenuti al rispetto di questa informativa.

Quando condividiamo dati con fornitori, trasmettiamo solo il minimo necessario alla prestazione del servizio. Con tutti i destinatari sussistono obblighi contrattuali di protezione dei dati.

7.Trasferimenti internazionali di dati

In quanto azienda svizzera, conserviamo e trattiamo i dati principalmente in Svizzera e nell’Unione Europea. Alcuni fornitori o società collegate possono trovarsi in altri Paesi.

Se si trova nello SEE o in Svizzera, i Suoi dati possono essere trasferiti in Paesi esterni (per es. negli USA). In questi casi adottiamo misure di tutela adeguate:

• Decisioni di adeguatezza: Privilegiamo i trasferimenti verso Paesi riconosciuti come dotati di livello di protezione adeguato.
• Clausole contrattuali standard (SCC): Utilizziamo le SCC della Commissione europea o meccanismi equivalenti.
• Misure aggiuntive per gli USA: Per i trasferimenti negli USA verifichiamo che i destinatari siano soggetti a quadri ulteriori e adeguiamo la prassi agli sviluppi normativi.

8.Periodi di conservazione

Conserviamo i dati personali solo per il tempo necessario alle finalità descritte o richiesto per legge:

• Dati di account: Per la durata dell’account. Alla cancellazione, i dati vengono eliminati o anonimizzati, salvo obblighi di legge.
• Registrazioni e documenti: Fino a quando li elimina o cancella l’account. Le copie di backup possono persistere brevemente.
• Comunicazioni: Le e-mail di supporto sono conservate per un tempo ragionevole, di norma per qualità.
• Dati analytics: Aggregati o anonimizzati nel tempo. I dati grezzi sono conservati al massimo 14 mesi (impostazione standard di Google Analytics).
• Conservazione legale: Documenti di transazione e fiscali sono conservati secondo le norme svizzere e UE.

Quando non sussiste più un interesse legittimo, cancelliamo o anonimizziamo i dati in modo sicuro. Negli archivi di backup la cancellazione può avvenire solo al termine del ciclo.

9.Sicurezza dei dati

Prendiamo sul serio la sicurezza dei Suoi dati e adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate:

• Cifratura dei dati in transito tramite SSL/TLS
• Memorizzazione cifrata dei dati sensibili
• Controllo degli accessi e permessi basati sui ruoli
• Verifiche e aggiornamenti di sicurezza regolari
• Monitoraggio e allerta per attività sospette

Nonostante queste misure, nessuna trasmissione su Internet o metodo di archiviazione è sicuro al 100 %. Non possiamo garantire sicurezza assoluta, ma ci impegniamo continuamente ad applicare lo stato dell’arte.

10.Privacy dei minori

Recordo non è destinata ai bambini. Non raccogliamo consapevolmente dati personali di soggetti sotto i 13 anni. Se ha meno di 13 anni, non utilizzi l’app o il sito e non fornisca dati personali.

Se ha tra i 13 e i 18 anni (o al di sotto della maggiore età del Suo Paese), utilizzi la piattaforma solo con il consenso di un genitore o tutore.

Se rilevassimo di aver involontariamente raccolto dati di un minore di 13 anni (o 16 in determinati ordinamenti), li cancelleremo senza indugio. Genitori e tutori possono contattarci a privacy@recordo.ai.

11.I Suoi diritti

A seconda dell’ordinamento applicabile (per es. Svizzera o UE), ha i seguenti diritti sui Suoi dati personali:

• Accesso: Può sapere se e quali dati trattiamo e ottenerne copia.
• Rettifica: Può far correggere dati inesatti o incompleti. Alcuni li può aggiornare direttamente nel Suo account.
• Cancellazione: Può chiedere la cancellazione dei dati («diritto all’oblio»). Registrazioni o documenti possono anche essere cancellati nell’app.
• Limitazione del trattamento: In determinati casi può chiederci di limitare temporaneamente il trattamento.
• Portabilità: Può ricevere i Suoi dati in un formato strutturato, comune e leggibile da una macchina.
• Opposizione: Può opporsi al trattamento, in particolare se basato sul legittimo interesse o per marketing diretto.
• Revoca del consenso: Può revocare il consenso in qualsiasi momento, con effetto per il futuro.
• Reclamo: Può rivolgersi all’autorità di vigilanza competente. In Svizzera: Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT). Nell’UE: l’autorità del Suo Paese di residenza.

Per esercitare i Suoi diritti scriva a privacy@recordo.ai. Per ragioni di sicurezza potremmo dover verificare la Sua identità prima di evadere determinate richieste. Rispondiamo entro i termini di legge, di norma entro 30 giorni.

12.Modifiche alla presente informativa

Possiamo adeguare questa informativa di tempo in tempo per riflettere cambiamenti nelle nostre prassi, tecnologie o requisiti di legge. In caso di modifiche aggiorniamo la data «In vigore dal» in cima a questa pagina.

In caso di modifiche sostanziali La informeremo in modo appropriato (per es. notifica in app, e-mail o avviso sul sito) prima dell’entrata in vigore.

Le consigliamo di rivedere periodicamente la presente informativa. L’uso continuato dell’app o del sito dopo le modifiche costituisce accettazione della versione aggiornata.

13.Contatti

Per domande sulla presente informativa o sulle nostre prassi di trattamento, o per esercitare i Suoi diritti, ci contatti:

Saremo lieti di aiutarLa.